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Verfahrensdokumentation für Apotheker:

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Hallo, mein Name ist Nelson Cremers und mein Team und ich beschäftigen uns von Beginn an mit der Verfahrensdokumentation für Apotheker und wissen aus eigener Erfahrung, wie kompliziert und zeitaufwendig dieser Prozess ist.

Konsequenz der nicht vollständigen Verfahrensdokumentation

Das Nichtvorhandensein der Verfahrensdokumentation stellt einen sog. Formalmangel dar. Man geht davon aus, dass dieser Formalmangel als grober Formalmangel gewertet wird. Das Ergebnis sind zu mindestens sog. Sicherheitszuschläge auf den Umsatz. Man erwarten hier ca. 2 – 5 % der Barumsätze pro Jahr. Im Durchschnitt hat eine Apotheke ca. 300.000 EUR Barumsatz. Die Sicherheitszuschläge belaufen sich somit auf ca. 6.000 – 15.000 EUR pro Jahr. Da mindestens 3 zusammenhängende Jahre in der Betriebsprüfung geprüft werden, würden sich die Sicherheitszuschläge also im Bereich zwischen 18.000 und 45.000 EUR belaufen. Darauf wird dann die Steuer berechnet. Hier kann man von ca. 50 % ausgehen (inkl. USt.) dementsprechend beläuft sich die Steuernachzahlung zwischen 9.000 und 22.500 EUR beim Nichtvorhandensein oder einer unsachgemäßen Verfahrensdokumentationen. Ggf. kommt noch eine Verzinsung hinzu (6 % pro Jahr), so dass wir im Bereich 11.000 – 25.000 EUR liegen werden.

Wichtig zu wissen ist, dass die Verfahrensdokumentation auch enthält, wie und in welchen Abständen z.B. das tägliche Kassenbuch zu führen ist. Es regelt auch, wie und in welchen Abständen Daten in der Apotheke zu sichern sind. Unabhängig von der Verfahrensdokumentation können z.B. diese 2 Punkte ebenfalls in der Betriebsprüfung aufgeworfen werden. Dies sind weitere Mängel, die zu einer weiteren Steuernachzahlung führen könnten. Beschäftigt sich der Apotheker nun mit der Verfahrensdokumentation, stößt er zwangsläufig auf diese Punkte und ihm wird klar, dass er das Kassenbuch täglich führen muss, dass das Kassenbuch Kassendifferenzen, die zwangsläufig entstehen, beinhalten muss und dass alle in der Apotheke vorhandenen, steuerrelevanten Daten auch gesichert werden müssen. Die Verfahrensdokumentation schützt dementsprechend indirekt auch vor Zuschätzungen aus diesen Bereichen.

Im schlimmsten Fall kann:

  • Die gesamte Buchführung verworfen werden
  • Mehr als nur Sicherheitszuschläge auf Sie zukommen, ausgegangen von einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen​​​​
  • Das Finanzamt erkennt somit die gesamte Buchhaltung nicht an

Wir gehen weiter davon aus, dass es hierzu aber erst kommt, wenn neben dem Nichtvorhandensein einer Verfahrensdokumentation auch andere Formalmängel hinzukommen. In diesem Fall geht man von deutlich höheren Gewinnhinzuschätzungen aus. Nicht selten landet man hier im sechsstelligen Bereich.

Lassen Sie sich von uns umfassend und konkret informieren

Wenn Sie gerne von uns weiterführend beraten werden möchten oder noch einige offene Fragen zum Thema Verfahrensdokumentation haben, freuen wir uns sehr über den Kontakt zu Ihnen. Sie erreichen uns ganz einfach über unser Kontaktformular  und wir melden uns direkt bei Ihnen zurück. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.

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