Bareinnahmen / -ausgaben vs. Privateinlagen / -entnahmen

Im Kassenbuch / Kassenbericht werden die Geldbewegungen in der Kasse, also alle Geldein- und –auszahlungen festgehalten. Man unterscheidet grundsätzlich die Bareinnahmen / -ausgaben von den Privateinlagen / -entnahmen.

1. Bareinnahmen / -ausgaben:
Die Bareinnahmen bezeichnen alle Geldeinzahlungen in die Kasse, welche aus Warenverkäufen oder Dienstleistungen resultieren. Diese Einnahmen sind zu versteuern.

Die Barausgaben bezeichnen alle Ausgaben, welche über die Barkasse beglichen werden und im Zusammenhang mit dem Betrieb stehen. Darunter fallen z.B. Ausgaben für:
– Betankungen von betrieblichen Fahrzeugen
– Bewirtung von Geschäftsfreunden aus der Kasse
– Bezahlung von betrieblichem Verbrauchsmaterialien wie z.B. Putzmittel etc.
– Besorgung von Büromaterialien
– usw.
Die Barausgaben werden als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht.


2. Privateinlagen / -entnahmen:
Alle Einzahlungen in die Kasse, die nicht aus Warenverkäufen oder verkauften Dienstleistungen resultieren, bezeichnet man als Privateinlagen. Diese können aus folgenden Vorgängen resultieren:

– Bei Übernahme oder Neugründung eines Bargeldintensiven Betriebes startet der 1. Betriebstag mit der Einzahlung des Wechselgeldbestandes für den 1. Tag in Form einer Privateinlage.

– Bei nicht ausreichendem Wechselgeldbestand wird die Kasse durch eine Privateinlage im Geldbestand erhöht. Da die Erhöhung des Kassenbestandes durch die Privateinlage ein rein monetärer Wechsel von Bargeld aus dem Privatvermögen in das betriebliche Vermögen darstellt, sind diese in der Einnahmenspalte des Kassenbuches zu erfassenden Einlagen.

Privatentnahmen bezeichnen den umgekehrten Weg, nämlich den Geldtransfer von der Kasse, also dem betrieblichen Vermögen, in das Privatvermögen. Die Entnahmen von Geldern durch den Unternehmer aus der Kasse für private Zwecke stellt eine Privatentnahme dar.

Wie auch die Privateinlagen haben Privatentnahmen keinerlei steuerliche Auswirkungen. Privatentnahmen können damit steuerlich nicht geltend gemacht werden.


3. Buchmäßige Nachweise:
Jeder eingetragene Vorgang im Kassenbuch muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Dies erfolgt in den obigen Fällen in unterschiedlicher Form:

a. Buchmäßiger Nachweis von Bareinnahmen / -ausgaben:
Bareinnahmen werden durch den Tagesabschluss nachgewiesen. Barausgaben werden durch die entsprechenden Ausgabenbelege, wie z.B. Tankquittungen, Bewirtungsbelege, Kassenbons für den eingekauften Betriebsbedarf etc., nachgewiesen.

b. Buchmäßiger Nachweis von Privateinlagen / -entnahmen:
Bei Privateinlagen / -entnahmen existieren grundsätzlich keine Belege, da es sich nicht um Umsätze oder Kosten handelt. In diesem Fall erfolgt der Belegmäßige Nachweis durch einen sogenannten Eigenbeleg.

Der Unternehmer hat also selbst die entsprechende Einzahlung in die Kasse (Privateinlage) oder Auszahlung aus der Kasse (Privatentnahme) durch einen selbst erstellten Beleg nachzuweisen. Hierfür kann der Unternehmen z.B. vorgefertigte Quittungsblöcke verwenden, die es im Schreibwarenhandel als fertige Formblätter zu erwerben gibt. Der Eigenbeleg (Quittung) soll dabei folgende Angaben enthalten:
– das Vorgangsdatum
– der Betrag
– die genaue Bezeichnen „Privateinlage“ oder „Privatentnahme“
– die eigenhändige Unterschrift des Unternehmers

Die Buchmäßigen Belege zum Kassenbuch, sind wie das Kassenbuch selbst 10 Jahre aufzubewahren.