Verfahrensdokumentation ist kein QMS!

Seit dem 01.01.2015 ist es „amtlich“. Jeder, der in seinem Betrieb ein EDV-Buchhaltungssystem oder ein Warenwirtschaftssystem einsetzt ist dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten.

Da der genaue Aufbau einer solchen Dokumentation nicht gesetzlich normiert worden ist und auch die Finanzverwaltung hierzu keinerlei Muster herausgegeben hat, stellen sich die meisten Steuerpflichtigen natürlich die Frage, wie eine solche Dokumentation auszusehen hat. Oftmals orientieren sich dabei viele an die Vorgehensweise bei der Erstellung eines Qualitätsmanagementsystems (QMS). Auch in einem QMS werden natürlich Prozesse und Arbeitsschritte beschrieben. Gleichwohl unterscheidet sich die Verfahrensdokumentation eklatant von einem QMS. Kann es sein, dass im QMS Vorgänge beschrieben werden, die auch für die steuerliche Verfahrensdokumentation relevant sein könnten. Trotzdem haben beide Dokumentationen rein gar nichts miteinander zu tun!

  1. Unterscheidungsmerkmal Adressat: Um sich die Unterschiede zwischen der Verfahrensdokumentation und einem QMS grundsätzlich klar zu machen ist es notwendig zu überlegen, wer eigentlich der Adressat für die eine und die andere Dokumentation ist.

Der Adressat eines QMS kann sein:

  1. Ein Berufsverband, eine Berufskammer oder eine behördliche Institution.
  2. Unternehmen, die in Ihren Unternehmensleitlinien verankert haben, dass Sie nur mit anderen Unternehmen zusammen arbeiten, die ebenfalls ein QMS einsetzen. Der Adressat einer Verfahrensdokumentation ist grundsätzlich ausschließlich die Finanzverwaltung. Daher ist bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation ausschließlich „die Brille der Finanzverwaltung aufzusetzen“!.
  3. Inhaltlich unterscheidet sich die Verfahrensdokumentation eklatant von einem QMS

Aufgrund der völlig unterschiedlichen Adressaten unterscheidet sich natürlich auch der Inhalt beider Dokumentationen eklatant.

QMS beschäftigt sich inhaltlich tendenziell mit folgenden Punkten:

  1. Beschreibung von Arbeitsabläufen und Prozessen im Unternehmen.
  2. QMS besteht in der Qualitätssicherung und –steigerung der Arbeitsergebnisse.
  3. Prozesskosten sollen minimiert werden.
  4. Die Kundenbetreuung soll optimiert werden.
  5. Die Wettbewerbsfähigkeit soll dadurch gesteigert werden.

Im Gegensatz dazu sollen in der steuerlichen Verfahrensdokumentation folgende Themen behandelt werden:

  1. Der gesamte Buchhaltungsprozess soll nachvollziehbar dargestellt werden.
  2. Damit einhergeht, dass die steuerliche relevanten Vorgänge am EDV-Buchhaltungssystem oder am WWS beschrieben werden.
  3. Es soll ein internes Kontrollsystem (IKS) beschrieben und gelebt werden.
  4. Darstellung des Datensicherungskonzeptes sowie des Archivierungskonzeptes.
  5. Aus der Verfahrensdokumentation soll ersichtlich werden, welche Maßnahmen das Unternehmen ergreift, um sicher zu stellen, dass steuerliche Informationen und Daten nicht verloren gehen können, nicht gelöscht werden und auch nicht manipuliert werden können.
  1. Zusammenfassung:

Die Verfahrensdokumentation hat mit dem QMS rein gar nichts zu tun. In der Praxis erlebt man jedoch immer wieder, dass der ein oder andere Unternehmer immer wieder auf das QMS zurück greift, wenn er versucht eine eigene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Ebenfalls ist zu beobachten, dass immer mehr Berater, die sich bislang hauptsächlich mit der Erstellung von QMS beschäftigt haben, versuchen auf die Erstellung von steuerlichen Verfahrensdokumentationen umsteigen. Der Grund mag darin liegen, dass der Markt für QMS in bestimmten Branchen nahezu gesättigt ist. Das notwendige knowhow für die Erstellung steuerlicher Verfahrensdokumentationen weicht jedoch extrem vom knowhow für dir Erstellung von QMS ab.

Tipp:

Sollten Sie sich mit dem Gedanken tragen einen Berater für die Erstellung Ihrer steuerlichen Verfahrensdokumentation zu beauftragen, so sollten Sie auf folgende Qualifikationen des Beraters Wert legen:

  1. Steuerliche Grundausbildung
  2. Erfahrungen bei der Begleitung steuerlicher Betriebsprüfungen, insbesondere mit Prüfung der sogenannten Vorsysteme (z.B. Warenwirtschaftssysteme).
  3. Spezielles IT-Wissen und tiefgreifende Kenntnisse des von Ihnen ganz konkret eingesetzten Warenwirtschaftssystems oder EDV-Buchhaltungssystems.
  4. Tiefgreifende Kenntnisse über die aktuelle Rechtsprechung zu den Themen Kassenbuchführung, GoBD, Abgabenordnung.
  5. Der Berater sollte in der Lage sein, die von ihm erstellte Verfahrensdokumentation im Falle einer Betriebsprüfung zu verteidigen.

Beachten Sie immer, dass das Ziel einer steuerlichen Verfahrensdokumentation immer deren Anerkennung im Falle einer Betriebsprüfung ist! Ihr Berater sollte daher in der Lage sein zu einem späteren Zeitpunkt die von ihm selbst erstelle Verfahrensdokumentation für Sie gegenüber der Finanzverwaltung in einer Betriebsprüfung auch zu verteidigen.