Gutscheine – was muss ich steuerlich wirklich beachten?

In Zeiten eines harten Wettbewerbes arbeiten viele Apothekeninhaber mit Gutscheinen. Dabei unterscheiden wir Wertgutscheine von sogenannten Sachgutscheinen.

Wertgutscheine sind, wie der Name schon sagt, auf einen bestimmten Geldwert ausgestellt. Der Inhaber des Gutscheines ist nicht zum Bezug eines bestimmten Produktes oder einer bestimmten Dienstleistung berechtigt. Vielmehr kann er den Gutschein gegen irgendein Produkt eintauschen. Der Gutschein stellt sozusagen eine Art Zahlungsmittel dar.

Ein Sachgutschein berechtigt den Inhaber ein ganz bestimmtes Produkt oder eine ganz bestimmte Dienstleistung zu beziehen. Hierzu kann der Gutschein z.B. eingelöst werden für ein bestimmtes Produkt aus dem Kosmetiksortiment.

Beide Gutscheinarten werden umsatzsteuerlich unterschiedlich behandelt.

Umsatzsteuerliche Behandlung des Wertgutscheins:

Bei Verkauf des Gutscheins entsteht keine Umsatzsteuer, weil noch keine Lieferung erfolgt ist. Erst wenn der Gutschein eingelöst wird, liegt eine umsatzsteuerliche Lieferung vor und die Umsatzsteuer entsteht.

Umsatzsteuerliche Behandlung eines Sachgutscheins:

Hier entsteht die Umsatzsteuer bereits bei Verkauf des Gutscheins. Die Einlösung des Gutscheines hat grundsätzlich keine umsatzsteuerliche Auswirkung mehr. Lediglich ein möglicher Differenzbetrag zwischen Preis des Produktes und Gutscheinbetrag unterliegt dann noch der Umsatzbesteuerung.

Einkommensteuerliche Behandlung von Gutscheinen:

Beim Gutscheinverkauf bleibt die Einnahme gewinnneutral, da sich der Aussteller des Gutscheins zur Lieferung eines Produktes oder zur Erbringung einer Dienstleistung verpflichtet. Dadurch entsteht in gleicher Höhe eine Verbindlichkeit, die den Umsatz wieder neutralisiert.

Erst bei Gutscheineinlösung ist die Einnahme gewinnerhöhend zu erfassen.

Praktische Tipps:

Nutzen Sie die Gutscheinfunktion Ihres WWS:

Die meisten Warenwirtschaftssysteme (WWS) kennen spezielle Gutscheinfunktionen. Das WWS ist so eingestellt, dass die Einnahme tatsächlich auch erst bei Einlösung des Gutscheines erfolgt. In der Praxis wird diese Funktion jedoch leider viel zu selten genutzt. Gutscheine werden bei Herausgabe bereits über Bareinnahme erfasst und damit viel zu früh als Einnahme versteuert. Wir empfehlen also die Nutzung der speziellen Gutscheinfunktion. Wie Sie Gutscheine in Ihrem WWS tatsächlich buchen, entnehmen Sie der Bedienungsanleitung (Anwenderdokumentation) Ihres WWS.

Fortlaufende Gutscheinnummern verwenden:

Gutscheine werfen in Betriebsprüfungen oft mittelgroße bis große Probleme auf. Woher kommt das? Der Finanzbeamte wird die Vollständigkeit der ausgegebenen Gutscheine überprüfen wollen. Dies geht nur über eine nachvollziehbare lückenlose Erfassung über fortlaufende Gutscheinnummern, ähnlich wie bei den fortlaufenden Rechnungsnummern Ihrer Faktura. Wird die Gutscheinfunktion aus dem WWS genutzt, so ist meistens die fortlaufende Nummerierung der ausgegebenen Gutscheine systemseitig geregelt und Sie müssen sich um nichts weiter kümmern. In vielen Fällen werden jedoch individuelle Gutscheine erstellt oder individuelle Gutscheine bei Dienstleistern in Auftrag gegeben. Es ist somit zu empfehlen, dass Sie selbsterstellte Gutscheine mit einem Paginierstempel mit einer fortlaufenden Nummer versehen, um die Vollständigkeit nachzuweisen. Sollten Sie Gutscheine bei Dienstleistern in den Druck geben, empfehlen wir dort bereits fortlaufende Nummern auf Ihren Gutscheinen aufzudrucken.

Gutscheine mit Adressfelder versehen:

Oftmals bezweifeln Betriebsprüfer, dass der von Ihnen ausgegebene Gutscheinbetrag auch tatsächlich Ihrem Kunden ausgezahlt wurde. Oftmals verbirgt sich hierin der Verdacht, dass der Aussteller des Gutscheins, also Sie als Inhaber, Pseudo-Gutscheine erstellt haben, um sich den Gutscheinbetrag „schwarz in die Tasche zu stecken“. Um diesem Vorwurf entgegen zu wirken, empfehlen wir Ihnen, dass Sie die Gutscheine bei Einlösung durch die Kunden kurz von Ihren Kunden unterzeichnen lassen. Besser wäre noch die Angabe der Adressdaten des Kunden, was sich jedoch oftmals in der Praxis so nicht realisieren lässt. Sollten Sie individuelle Gutscheine drucken lassen, so empfehlen wir Ihnen bereits Adressfelder und Unterschriftenzeilen vorzudrucken, so dass der Inhaber des Gutscheins bereits auf seinem Gutschein erkennen kann, dass er zu einem bestimmten Zeitpunkt seine Daten dort hinterlassen muss.

Fazit:

Die steuerliche und auch formale Behandlung von Gutscheinen steht weiterhin im Fokus der Betriebsprüfungen. Vermeiden Sie hohe Steuernachzahlungen durch chaotische Gutscheinsammlungen und nutzen Sie die Gutscheinfunktionen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem. Die fortlaufende Nummerierung von Gutscheinen und die Einlösebestätigung des Kunden und Inhabers des Gutscheines auf dem Gutschein durch Unterzeichnung sichert Sie vor ärgerlichen Hinzuschätzungen des Finanzamtes ab. Darüber hinaus haben Sie dadurch auch einen Überblick über die ausgegebenen Kostengutscheine Ihrer Kunden und können dies bei Ihrer Marketingstrategie berücksichtigen. Im Übrigen empfehlen wir Ihnen dringend die Abwicklung Ihrer Gutscheinverkäufe und Einlösungen in Ihrem WWS in Ihrer Betriebsdokumentation, als Teil der Verfahrensdokumentation, festzuhalten. Das Produkt ApoDok – die Verfahrensdokumentation für Apotheken hat standardmäßig die Beschreibung der korrekten Anwendung dieses Prozesses in den Betriebsdokumentationen der ApoDok-Kunden vorgesehen.