Botenkasse richtig führen

In vielen Apotheken spielt der Botendienst eine große Rolle und wird in Zukunft aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und Online-Bestellungen eine noch größere Rolle spielen. Die taggenaue Auslieferung und der persönliche Kontakt zu den Kunden wird eines der wichtigsten Unterscheidungsmerkmale im täglichen Wettbewerb gegen die großen Online-Versender spielen.

Bei der Abwicklung der Botengeschäfte und der Botenkasse besteht große Unsicherheit. Grundsätzlich kann es sich bei der Botenkasse um eine sogenannte Nebenkasse handeln, für die ein eigenes Kassenbuch zu führen ist! Dies möchte natürlich niemand, da der Verwaltungsaufwand dadurch noch weiter steigen würde. Daher sind bestimmte Spielregeln zu beachten, um zum Einen keine Nebenkasse entstehen zu lassen und zum Anderen die Umsätze steuerlich richtig im Kassenbuch zu erfassen.

Oftmals werden die Botenumsätze als Barumsätze in der Kasse eingegeben. Dadurch werden Kassenbons erzeugt, die der Bote dann zusammen mit den Arzneimitteln dem Kunden überbringt. Danach kommt der Bote oft erst an Folgetag oder noch später in die Apotheke zurück, um die entsprechenden Gelder in die Kasse einzuzahlen. Das Problem hierbei ist folgendes:

Mit der Erfassung der Botendienstumsätze als Barumsätze registriert das Warenwirtschaftssystem einen Barumsatz. Diese erscheint dann am Ende des Tages im Tagesabschluss und erhöht die Bareinnahmen im Kassenbuch. Das entsprechende Bargeld ist jedoch in der Kasse nicht enthalten. Damit ist die Kasse für einen gewissen Zeitraum nicht kassensturzfähig! Da seit Anfang 2018 täglich mit dem Erscheinen eines Betriebsprüfers im Rahmen einer Kassennachschau in der Apotheke zu rechnen ist, kann dem Apotheker eine solche Verfahrensweise schnell „auf die Füße fallen“. Daher sind hier alternative Wege gefragt.


Lösungsweg:

Die jederzeitige Kassensturzfähigkeit muss gegeben sein. Dies lässt sich mit folgender Verfahrensweise sicherstellen:

  1. Zunächst erhält der Bote ein Botenwechselgeld aus der Kasse. Hierbei wird eine Ausgabe im Kassenbuch mit dem Text „Wechselgeld Bote“ eingetragen.
  2. Die einzelnen Bestellungen werden in der Kasse als Kreditumsätze erfasst und nicht als Barumsätze. Oft hat die Kasse eine entsprechende „Botendiensttaste“. Hinter einer solchen Tastenfunktion steht jedoch regelmäßig eine Kreditverkauf. Mit dem Kreditverkauf registriert die Kasse noch keinen Barumsatz. Die Umsätze sind also noch nicht im Kassenbuch und damit im Kassen-Sollbestand enthalten. Dadurch ist die Kassensturzfähigkeit jederzeit gegeben.
  3. Mit Erfassung als Kreditverkauf wird dann für jeden Kunden ein Kreditbon erzeugt. Dieser sollte möglichst als Doppel gedruckt werden. Ein Exemplar des Kreditbons sollte der Bote an den Kunden (quasi als Quittung) übergeben. Den anderen Kreditbon sollte er sich vom Kunden quittieren lassen, so dass ein Nachweis besteht, dass die Ware auch wirklich ab den Kunden ausgeliefert worden ist.
  4. Am Abend desselben Tages oder spätestens am Morgen des Folgetages, jedoch bevor der erste Kunde die Apotheke betritt, sollte der Bote die gesamten Einnahmen von den Kunden in die Kasse einzahlen. Dabei werden die Kreditverkäufe in dem Moment für jeden einzelnen Kunden „auf bezahlt gesetzt“. Die Zahlart ist hier „bar“. Damit wird der Vorgang im Warenwirtschaftssystem aufgelöst und die Einnahme erscheint erst in diesem Moment in den Tageseinnahmen. Damit ist auch jetzt die Kassensturzfähigkeit gegeben.
  5. Wir empfehlen auch, das Wechselgeld komplett in die Kasse einzuzahlen. Hier sollte, bei fehlerlosem Arbeiten, der Wechselgeldbestand mit dem vorher als Ausgabe gebuchten Wechselgeldbotendienst übereinstimmen. Die entstandenen Kassendifferenzen durch Fehleinnahmen des Boten sind dann entsprechend als Kassendifferenzen zu erfassen. Die Einzahlung des Wechselgeldes erfolgt in der Einzahlungsspalte des Kassenbuchs.
  6. Der nächste Vorgang startet wieder mit der Eintragung einer Auszahlung „Wechselgeld Bote“ für den nächsten Botendienst-Tag.

Wichtiger Tipp:

Die Einzahlung der Botengelder sollte am Abend desselben Tages oder spätestens am Morgen des Folgetages, bevor der erste Kunde die Apotheke betritt, erfolgen. Dies ist wichtig, da bare Umsätze täglich zu erfassen sind. Die nichttägliche Erfassung stellt einen Formalmangel dar, der zusammen mit anderen gravierenden Formalmängel zu Sicherheitszuschlägen und damit zu Steuernachzahlungen führen kann.

Für den Fall, dass der Bote einige Tage hintereinander Kundenauslieferungen macht und erst beispielsweise einmal pro Woche in die Apotheke kommt, um die entsprechende Einzahlung in die Kasse vorzunehmen, könnte der Betriebsprüfer daraus schließen, dass es sich bei der Botendienstkasse um eine sogenannte Nebenkasse handelt. In diesem Fall wäre für diese Nebenkasse ein eigenes Kassenbuch zu erstellen. Dies gilt es auf jeden Fall zu vermeiden!