Kassennachschau – Gucken ja, mitnehmen nein!

Bei der Kassennachschau erscheint ein Prüfer vom Finanzamt unangekündigt innerhalb der gängigen Geschäftsöffnungszeiten.
In dieser Situation stellt sich für viele die Frage, welche Unterlagen und Daten der Prüfer eigentlich einsehen kann und welcher er an diesem Tag auch mitnehmen darf.

Wir klären Sie auf:

1. Was schaut sich der Prüfer in der Kassennachschau tatsächlich an?
Es ist zu erwarten, dass der Prüfer zunächst einen Kassensturz vornehmen wird. Dieser Kassensturz sollte gelingen, damit die Kassennachschau nicht bereits an dieser Stelle negativ beendet wird.
Wichtig ist, dass der Abgleich, bis auf kleinere Zähldifferenzen möglich ist d.H. also, dass der Prüfer sich das Kassenbuch des Vortages vorlegen lassen wird.

Darüber hinaus ist der Prüfer angehalten, die Verfahrensdokumentation sowie die sonstigen Organisationsunterlagen zu prüfen (z.B.: Ersteinrichtungsprotokolle, Protokolle über die individuellen Systemeinstellungsänderungen).

Desweiteren kann der Prüfer sogenannte Systemprüfungen vornehmen. Dies bedeutet, dass er sich beispielsweise einen Abverkaufsvorgang oder einen Stornovorgang am Warenwirtschaftssystem zeigen lässt.

Ebenso isr der Prüfer angehalten, sich vom Steuerpflichtigen die Kassendaten im GoBD-Format vor Ort exportieren zu lassen.

2. Welche Rechte des Prüfers sieht die Finanzverwaltung vor?
Die Finanzverwaltung gestattet dem Prüfer nur die Mitnahme der GoBD-Kassendaten. Hierbei handelt es sich um Dateien in einem bestimmten Format, welches der Prüfer mit seiner Prüfsoftware einlesen kann.
Alle weiteren Unterlagen darf der Prüfer nicht mitnehmen!
Er hat lediglich die Berechtigung, die Unterlagen einzusehen, Fotos zu schießen oder Kopien zu erstellen.
Achten Sie also darauf, dass er diese Unterlagen nicht mit ins Amt nimmt, passiert dies trotzdem, besteht die Gefahr, dass diese Unterlagen im Rahmen der nächsten Betriebsprüfung “gegen Sie verwendet” werden.

Es wird momentan diskutiert, in wieweit der Prüfer das Recht hat, die GoBD-Daten mit ins Amt zu nehmen. Denn nach dem Sinn und Zweck der Kassennachschau soll die Nachschau vor Ort im Betrieb erfolgen , um einen ersten Überblick über die Organisation der Buchhaltung zu erhalten.

Es bleibt allerdings abzuwarten, wie diese Diskussion ausgeht. Bis dahin ist jedem anzuraten, maximal lediglich die GoBD-Daten zur Mitnahme herauszugeben!