Was passiert eigentlich, wenn der Betriebsprüfer unangekündigt im Betrieb steht und eine Kassennachschau durchführen möchte und Sie selbst nicht da sind?

Machen Sie sich bewusst, dass SIE als der Steuerpflichtige, der einzige Ansprechpartner in Ihrem Unternehmen sind und kein anderer!

Sollten Sie in dem Moment der Kassennachschau nicht im Betrieb sein, so sollten Sie von Ihrem Vertreter oder aus Ihrer Belegschaft sofort eine Mitteilung darüber erhalten, dass einen Kassennachschau durchgeführt werden soll. Sie selbst sind quasi zur Mitwirkung verpflichtet.

Dies bedeutet, dass Sie innerhalb einer angemessenen Zeit (ca. 30 Minuten) im Falle einer Kassennachschau in Ihren Betrieb kommen müssen.

ACHTUNG: Sie dürfen nicht einfach die Durchführung der Kassennachschau blockieren. Dies würde Ihnen als sogenannte Totalverweigerung negativ ausgelegt werden und im Extremfall würde die Kassennachschau gescheitert beendet werden mit der Folge, dass die Kassennachschau sofort in eine Betriebsprüfung übergeht.

Was passiert nun aber, wenn Sie innerhalb der angemessenen Zeit nicht in den Betrieb kommen können? 

Tipp 1: Der Prüfer wird wahrscheinlich einen Mitarbeiter mit “Kassenkompetenz” befragen, ob er befugt ist, die Kassennachschau für Sie in Vertretung zu begleiten.
Hier muss die Antwort eindeutig “Nein” sein!
Treffen Sie mit allen Mitarbeitern eine Vereinbarung, wonach Sie klar stellen, dass die Mitarbeiter nicht zur Begleitung einer Kassennachschau befugt sind und in dieser Situation auch keine Auskünfte geben werden.

Tipp 2: Ernennen Sie für Fälle Ihrer Abwesenheit einen Mitarbeiter als Ihren Vertreter in Sachen Kassennachschau. Dieser muss über die Abläufe der Kassennachschau Bescheid wissen. Es muss eine Checkliste im Unternehmen geben, die die einzelnen Schritte beschreibt, die in der Kassennachschau zu tun sind.

Tipp 3: Halten Sie in Ihrer Verfahrensdokumentation fest, dass Sie als Inhaber die alleinige Berechtigung haben, eine Kassennachschau zu belgeiten und dies allen anderen Mitarbeitern untersagt ist.

Sollte Ihre Vertretung den Betriebsprüfer erfolgreich davon überzeugt haben, dass er nicht zur Begleitung der Kassennachschau berechtigt ist und Sie nicht in einer annehmbaren Zeit erscheinen können, so wird der Prüfer höchstwahrscheinlich die Kassennachschau abbrechen. Dies bedeutet aber noch keine Entwarnung! Es ist momentan noch rechtlich unklar, welche Folgen aus diesem Abbruch erwachsen können. Im schlimmsten Falle bricht der Prüfer zwar die Kassennachschau ab, ordnet aber sofort eine Betriebsprüfung an. Dies gilt es zu vermeiden!
Daher lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater einen entsprechenden Blankoeinspruch mit ADV-Antrag erstellen.
In diesem Falle muss der Prüfer die Kassennachschau beenden und schriftlich auf Ihren Einspruch und ADV-Antrag reagieren. Dies wird er nur im Finanzamt erledigen können.

Der Vorteil dieses Verfahrens ist, dass der Prüfer nicht einfach die Kassennachschau als gescheitert erklären kann und sofort zu einer Betriebsprüfung übergehen kann. Er muss erst über den Abbruch und über die Abbruchsgründe entscheiden.
Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit und Sie brechen die Kassennachschau in einem „geordneten Verfahren“ ab!