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Verfahrensdokumentation für Apotheker:

Nehmen Sie die Abkürzung und sparen Sie Zeit und eine Menge Arbeit

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Keine Strafen durch falsche und unvollständige Dokumentation mehr


Quälen Sie sich jedes Mal wieder aufs Neue mit der lästigen und komplizierten Verfahrensdokumetation? Fragen Sie sich, warum Sie sich diese Mühe machen müssen? Seit dem 01.01.2015 ist es gesetzliche Pflicht diese Dokumentation zu erstellen. Sie haben davon sicher schon durch Artikel in Zeitschriften und online oder auch durch Information Ihres Steuerberaters erfahren. Die Verfahrensdokumentation wird eigentlich schon seit vielen Jahrzehnten gefordert. Letzte Verlautbarung sind die sog. GoBD 2015. Hierbei handelt es sich um ein sog. BMF-Schreiben. Dies ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und damit bindend für die Finanzämter, da das Bundesministerium der Finanzen eine Art Vorsitz über jegliche Finanzämter ausübt. In diesem GoBD ist klar geregelt, dass eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten ist. Diese soll die Nachvollziehbarkeit des eingesetzten Buchführungssystems gewährleisten. Die Finanzverwaltung betrachtet ein WAWI-System ebenfalls als Buchführungssystem. Stellen Sie sich das bitte einmal bildlich vor: Sie müssten zu Ihrem normalen Arbeits-Alltag noch einmal allein 40-60 Arbeitsstunden aufwenden, um diese Verfahrensdokumentation zu erstellen und sich zusätzlich in die gesamte Thematik neu einarbeiten um Strafen oder Ähnliches zu verhindern.

Ihre Experten für Verfahrensdokumentation - wir haben die passende Lösung für Sie parat

Hallo, mein Name ist Nelson Cremers und mein Team und ich beschäftigen uns von Beginn an mit der Verfahrensdokumentation für Apotheker und wissen aus eigener Erfahrung, wie kompliziert und zeitaufwendig dieser Prozess ist.

Konsequenz der nicht vollständigen Verfahrensdokumentation

Das Nichtvorhandensein der Verfahrensdokumentation stellt einen sog. Formalmangel dar. Man geht davon aus, dass dieser Formalmangel als grober Formalmangel gewertet wird. Das Ergebnis sind zu mindestens sog. Sicherheitszuschläge auf den Umsatz. Man erwarten hier ca. 2 – 5 % der Barumsätze pro Jahr. Im Durchschnitt hat eine Apotheke ca. 300.000 EUR Barumsatz. Die Sicherheitszuschläge belaufen sich somit auf ca. 6.000 – 15.000 EUR pro Jahr. Da mindestens 3 zusammenhängende Jahre in der Betriebsprüfung geprüft werden, würden sich die Sicherheitszuschläge also im Bereich zwischen 18.000 und 45.000 EUR belaufen. Darauf wird dann die Steuer berechnet. Hier kann man von ca. 50 % ausgehen (inkl. USt.) dementsprechend beläuft sich die Steuernachzahlung zwischen 9.000 und 22.500 EUR beim Nichtvorhandensein oder einer unsachgemäßen Verfahrensdokumentationen. Ggf. kommt noch eine Verzinsung hinzu (6 % pro Jahr), so dass wir im Bereich 11.000 – 25.000 EUR liegen werden.


Wichtig zu wissen ist, dass die Verfahrensdokumentation auch enthält, wie und in welchen Abständen z.B. das tägliche Kassenbuch zu führen ist. Es regelt auch, wie und in welchen Abständen Daten in der Apotheke zu sichern sind. Unabhängig von der Verfahrensdokumentation können z.B. diese 2 Punkte ebenfalls in der Betriebsprüfung aufgeworfen werden. Dies sind weitere Mängel, die zu einer weiteren Steuernachzahlung führen könnten. Beschäftigt sich der Apotheker nun mit der Verfahrensdokumentation, stößt er zwangsläufig auf diese Punkte und ihm wird klar, dass er das Kassenbuch täglich führen muss, dass das Kassenbuch Kassendifferenzen, die zwangsläufig entstehen, beinhalten muss und dass alle in der Apotheke vorhandenen, steuerrelevanten Daten auch gesichert werden müssen. Die Verfahrensdokumentation schützt dementsprechend indirekt auch vor Zuschätzungen aus diesen Bereichen.

Im schlimmsten Fall kann:

  • Die gesamte Buchführung verworfen werden
  • Mehr als nur Sicherheitszuschläge auf Sie zukommen, ausgegangen von einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen​​​​
  • Das Finanzamt erkennt somit die gesamte Buchhaltung nicht an

Wir gehen weiter davon aus, dass es hierzu aber erst kommt, wenn neben dem Nichtvorhandensein einer Verfahrensdokumentation auch andere Formalmängel hinzukommen. In diesem Fall geht man von deutlich höheren Gewinnhinzuschätzungen aus. Nicht selten landet man hier im sechsstelligen Bereich. 

Was wir für Sie tun können

Wir beschäftigen uns mit dem Thema Verfahrensdokumentation seit 2015, also seit Erscheinen der GoBD 2015. Wir sind damit gestartet, dass wir diese Dokumentationen für unsere Mandanten händisch erstellt haben. Hierbei haben wir uns immer an den entsprechenden WAWI-Systemen orientiert. Wir besuchen fast jedes Seminar, welches zu diesem Thema für uns als Steuerberater am Markt angeboten wird (DATEV, Fortbildungsinsititute für Steuerberater, Kongresse, die von Spezialisten angeboten werden, Vorträge der Finanzverwaltung, und viele weitere).


Wir haben uns mit der Anwendung der sechs wichtigsten WAWI-Systeme konkret beschäftigt. Wir kennen die Unterschiede in der Anwendung der einzelnen Systeme. Da die Verfahrensdokumentation sich an den konkreten Anwendungsregeln des Systems orientiert, ist eine Erstellung dieser Dokumentation ohne Systemkenntnisse nicht möglich. Es dauert im Allgemeinen mind. 40 Stunden pro System, bis man sich einigermaßen in der Anwendung auskennt. Dies bedeutet: Jeder, der sich mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation befasst, muss sich erst einmal System-Anwenderwissen aneignen.


Seit 2002 betreuen wir so gut wie ausschließlich Apotheken. Der Vorteil für unsere Kunden liegt dabei klar auf der Hand:


Wir haben umfassendes Wissen über die WAWI-Systeme und können Verfahrensdokumentation schnell und zuverlässig erstellen. Gleichzeitig übernehmen wir auch den Änderungsservice für die Kunden. Die Kunden können Änderungen beispielsweise 6 Monate sammeln und dann die Änderungen insgesamt durchgeben. Zudem liefern wir die IKS-Checkliste im Excel-Format. Dies ist ein Hilfsmittel zum Nachweis, dass interne Kontrollen durchgeführt wurden. Und natürlich haben wir den direkten Kontakt zu den entscheidenden Mitarbeitern bei den WAWI-Herstellern.

Lassen Sie sich von uns umfassend und konkret informieren

Wenn Sie gerne von uns weiterführend beraten werden möchten oder noch einige offene Fragen zum Thema Verfahrensdokumentation haben, freuen wir uns sehr über den Kontakt zu Ihnen. Sie erreichen uns ganz einfach über unser Kontaktformular  und wir melden uns direkt bei Ihnen zurück. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Fragen.