Permanente Inventur – aber richtig!

In den meisten Betrieben wird mittlerweile kaum mehr eine händische Komplettinventur zum Bilanzstichtag gemacht. Immer seltener werden auch Inventurunternehmen beauftragt, die die Inventur zum Bilanzstichtag komplett aufnehmen. Dadurch ersparen sich viele Inventurkosten zwischen 2.000,00 und 5.000,00 EUR, je nach Lagerhöhe.
Seit dem POS-Systeme Einzug in die bargeldintensiven Betriebe gehalten haben, entscheiden sich viele für die sogenannte permanente Inventur. Diese Inventurart ist eine sogenannte Inventurvereinfachung und wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich akzeptiert. Das Problem ist jedoch, dass den Wenigsten bekannt ist, dass diese Inventurvereinfachung nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen akzeptiert wird.

Die Finanzverwaltung knüpft folgende Voraussetzungen an die permanente Inventur:

  1. Der Steuerpflichtige muss den Nachweis erbringen, dass jedes Produkt mindestens einmal pro Jahr körperlich aufgenommen, also gezählt wurde.
  2. Der Steuerpflichtige muss eine sogenannte nachvollziehbare und vollständige Inventurbuchhaltung führen.

Was ist eine Inventurbuchhaltung?

Der Nachweis der lückenlosen und vollständigen Aufnahme, d.h. also Zählung jedes einzelnen Produktes während des Gesamtjahres ist bei der permanenten Inventur naturgemäß schwieriger zu führen, als bei einer Komplettinventur zu einem bestimmten Stichtag.

Die permanente Inventur wird meistens in folgender Weise durchgeführt:

  1. Es werden sogenannte Zähllisten ausgedruckt. Diese Zähllisten werden über bestimmte Lagerorte über das POS-System ausgegeben.
  2. Eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter überprüft, inwieweit die auf der Zählliste ausgewiesenen Produkt tatsächlich im Lagerbestand vorhanden sind. Sind bestimmte Produkte nicht vorhanden, werden sie markiert.
  3. Die markierten Produkte, die also nicht im Warenlager vorhanden sind, werden im BackOffice Bereich des POS-WWS im Wege der manuellen Bestandskorrektur ausgebucht.

Schritt Nr. 1 und 2 findet sich in fast jedem Betrieb. Problematischer ist es bei dem 3. Punkt.

Die meisten archivieren die bearbeiteten Zähllisten nicht. Dies ist ein Fehler, da nur anhand dieser Zähllisten der Nachweis gegenüber dem Fiskus geführt werden kann, dass ihr Produkt mindestens einmal pro Jahr tatsächlich körperlich gezählt wurde.

Fazit:

  1. Archivieren Sie die bearbeiteten Zähllisten vollständig, denn diese dienen als Nachweis einer lückenlosen Inventurbuchhaltung.
  2. Lassen Sie die bearbeitete Zählliste von dem entsprechenden Mitarbeiter abzeichnen und zeichnen Sie selbst, als Inhaber Ihres Unternehmens, die Zählliste ebenfalls ab. Damit bauen Sie eine sogenannte Abstimmkontrolle ein. Dies ist Bestandteil Ihres internen Kontrollsystems (IKS).
  3. Nehmen Sie den vorgenannten Prozess in Ihre eigene Verfahrensdokumentation (Betriebsdokumentation) auf.