Die steuerliche Behandlung von Gutscheinen – was sollten Sie wirklich beachten?

Die Apotheken haben es in der heutigen Zeit nicht gerade leicht. Der Wettbewerb ist hart und wird in absehbarer Zeit auch nicht leichter. Aus diesem Grund wird die Verwendung von Gutscheinen bei vielen Apothekeninhabern immer beliebter. Dabei sollte jedoch der Unterschied zwischen einem Wert- und einem Sachgutschein beachtet werden.

Die Bedeutung des Wertgutscheines liegt eigentlich schon im Wort selbst. Dieser wird in der Regel auf einen festgelegten Geldwert ausgestellt.
Derjenige, der den Gutschein einlösen möchte, ist dabei nicht auf ein vorher festgelegtes Produkt oder eine Dienstleistung angewiesen. Vielmehr gilt der Wertgutschein als eine Art Zahlungsmittel, den der Kunde gegen ein Produkt seiner Wahl eintauschen kann.

Sachgutscheine sind eigentlich das genaue Gegenteil vom Wertgutschein. Hier kann der Besitzer des Gutscheins lediglich das vorher bestimmte Produkt oder die entsprechende Dienstleistung gegen den Gutschein tauschen. Wenn der Sachgutschein also beispielsweise auf eine bestimmte Creme ausgestellt ist, dann kann der Inhaber diesen auch nur gegen dieses Produkt tauschen.

Unterschiedliche Behandlung beider Gutscheine in der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer beim Wertgutschein

Wird der Gutschein verkauft, dann entsteht hier keine Umsatzsteuer. Es ist im Gegenzug noch keine Leistung erfolgt. Die Umsatzsteuer entsteht erst mit der Einlösung des Gutscheins, da erst dann auch eine umsatzsteuerliche Lieferung vorliegt.

Die Umsatzsteuer beim Sachgutschein

Im Gegenteil zum Wertgutschein entsteht die Umsatzsteuer hier bereits, wenn der Gutschein verkauft wird. Wird der Gutschein dann irgendwann eingelöst, hat dies keine umsatzsteuerlichen Auswirkungen mehr. Einzige Ausnahme ist, wenn zwischen Gutschein und Produkt ein Preisunterschied liegt. Bei Einlösung des Gutscheins unterliegt dann lediglich dieser Differenzbetrag der Umsatzsteuer.

Die Behandlung von Gutscheinen in der Einkommenssteuer

Wird ein Gutschein verkauft, dann gilt die entsprechende Einnahme als gewinnneutral. Das bedeutet, der Gutscheinaussteller verpflichtet sich, ein Produkt zu liefern oder eine Dienstleistung zu erbringen. In Höhe des Gutscheins entsteht also zeitgleich mit dem Verkauf auch eine Verbindlichkeit in gleicher Höhe. Diese neutralisiert den Umsatz aus dem Gutscheinverkauf.
Wird der Gutschein dann eines Tages eingelöst, gilt die Einnahme als gewinnerhöhend und muss auch so erfasst werden.

Tipps für die Praxis

Nutzen Sie die Hilfe der Gutscheinfunktion im Warenwirtschaftssystem
In den meisten gängigen Warenwirtschaftssystemen (WWS) lassen sich bestimmte Gutscheinfunktionen finden. Das System ist bereits von Hause aus so programmiert, dass die Einnahme auch erst bei der Gutscheineinlösung stattfindet. Leider lässt sich immer wieder feststellen, dass die Funktion in der Praxis bisher nur sehr selten genutzt wird. Im täglichen Geschäft werden die Gutscheine schon beim Verkauf als Einnahme von Bargeld erfasst. Somit werden sie aber auch deutlich zu früh als zu versteuernde Einnahme erfasst. Mit der Gutscheinfunktion des WWS kann das nicht passieren.

Nutzen Sie fortlaufende Gutscheinnummern

Bei einer Betriebsprüfung sorgen Gutscheine immer wieder für Probleme und Schwierigkeiten. Der kontrollierende Beamte wird aller Voraussicht nach prüfen wollen, ob die verkauften Gutscheine vollzählig sind. Das ist aber wiederum nur möglich, wenn sie mit fortlaufenden Nummern lückenlos erfasst sind. Auch hier unterstützt die Gutscheinfunktion des Warenwirtschaftssystems. Dieses ist meist schon so programmiert, dass die Gutscheinnummern automatisch fortlaufend sind und Sie daran keinen Gedanken mehr verschwinden müssen.

Wenn Sie individuelle Gutscheine erstellen, dann nutzen Sie einen sogenannten Paginierstempel, um die fortlaufende Nummer auf dem Gutschein zu vermerken. Sollten Sie Gutscheine bei einem externen Unternehmen in Auftrag geben, dann vereinbaren Sie, dass die fortlaufende Nummer direkt auf den Gutschein mit aufgedruckt wird.

Adressfeld auf dem Gutschein

In einer Betriebsprüfung wird gerne daran gezweifelt, dass der angegebene Betrag des Gutscheins so auch wirklich an den Kunden ausgegeben wurde. Gerne unterstellen die Prüfer, dass Sie als Geschäftsinhaber einfach nur Pseudo-Gutscheine ausgestellt haben, um sich den entsprechenden Betrag des Gutscheins „schwarz“ einzustecken. Aus diesem Grund ist es tatsächlich ratsam, den Kunden bei Einlösung des Gutscheins kurz auf eben diesem unterschreiben zu lassen. Ideal wäre auch die Erfassung der Adresse des Kunden auf dem Gutschein. Leider ist dies in der Praxis aber eher schlecht umsetzbar. Wenn Sie Ihre Gutscheine individuell erstellen, dann drucken Sie doch gleich ein Adress- und Unterschriftenfeld mit rauf. So weiß der Kunde, welche Daten er bei Einlösung des Gutscheins noch angeben soll.

Fazit

Bei Betriebsprüfungen wird nach wie vor ein besonderes Augenmerk auf die formale und steuerliche Behandlung von Gutscheinen gelegt. Sie sollten alles tun, um hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden, die lediglich durch eine chaotische Sammlung an Gutscheinen entstanden sind. Nutzen Sie zur Vereinfachung der Prozesse die Gutscheinfunktion Ihres Warenwirtschaftssystems. Schützen Sie sich vor Vermutungen und Unterstellungen von Prüfer und Finanzamt, indem Sie korrekte, fortlaufende Rechnungsnummern verwenden und den Kunden bei der Einlösung des Gutscheins unterschreiben lassen. Auch Sie selbst haben durch dieses Vorgehen einen besseren Überblick über ausgegebene Gutscheine. So können Sie dies zu einem Vorteil im Hinblick auf Ihre Marketingstrategie ausweiten. Der Verkauf und die Einlösung Ihrer Gutscheine über das Warenwirtschaftssystem sollten auch unbedingt, als Teil Ihrer Verfahrensdokumentation, in der Betriebsdokumentation enthalten sein.
In der Verfahrensdokumentation für Apotheken, ein Produkt namens ApoDok, ist bereits standardmäßig die Prozessbeschreibung für die richtige Anwendung der Betriebsdokumentation für ApoDok-Kunden enthalten.