Was ist ein internes Kontrollsystem (IKS)?

Erstmals ist in den GoBD 2015 die Rede vom IKS. Was genau ein IKS ist, befindet sich in den GoBD jedoch nicht wirklich. Die GoBD weisen jedoch darauf hin, dass das IKS Teil der Verfahrensdokumentation ist. Ohne IKS ist also die Verfahrensdokumentation unvollständig und wird auch nicht von der Finanzverwaltung dauerhaft Anerkennung finden.

Den Zusammenhang zwischen Verfahrensdokumentation und IKS kann man sich folgendermaßen vorstellen:

Die Verfahrensdokumentation soll dem Finanzbeamten ermöglichen, sich schnell einen Überblick über die Funktionsweise des eingesetzten Warenwirtschaftssystems (WWS) und der tatsächlichen Handhabung des Systems durch Sie und Ihre Mitarbeiter verschaffen können. Aus der Verfahrensdokumentation soll der Finanzbeamte ableiten können, wie die einzelnen Softwarekomponenten zusammenarbeiten, in welcher Weise Vorgänge und Transaktionen und in der Datenbank gespeichert werden. Über Ihre Betriebsdokumentation (mehr dazu auf www.apodok.de) (klicke hier) soll wiederum dokumentiert werden, dass Sie Ihr WWS entsprechend der Vorgaben Ihres WWS-Anbieters einsetzen und nutzen. Über das IKS dokumentieren Sie, dass Sie Ihre Daten vor Datenverlust sichern, dass Ihre Mitarbeiter das WWS auch ordnungsgemäß einsetzen und Sie sich vor unberechtigten Zugriffen auf Ihr WWS aktiv schützen. Hierzu bedarf es bestimmter Maßnahmen und Kontrollen und eben eines funktionierenden IKS.

Beispiele für IKS-Maßnahmen:

Man unterscheidet grundsätzlich folgende IKS-Maßnahmen:

  1. Zugriffskontrollen
  2. Abstimmkontrollen
  3. Erfassungskontrollen

Zugriffskontrollen:

Sie schützen vor unberechtigten Zugriffen Dritter auf Ihr WWS. Dies erfolgt beispielsweise durch die Vergabe von Passwörtern. Da diese jedoch leicht innerhalb des Teams kursieren können, stellen Sie keinen besonders guten Zugriffsschutz dar. Besser sind sogenannte elektronische Zugangskontrollen, wie z.B. Fingerprint oder elektronische Magnetbänder. Auch die Hinterlegung von Berechtigungen für jeden einzelnen Mitarbeiter im WWS sichert Sie vor unberechtigten Zugriffen einzelner Mitarbeiter auf Programmteile, zu denen dieser Mitarbeiter keine Zugriffsberechtigung haben soll. So gibt es Mitarbeiter, die beispielsweise Abverkaufsvorgänge tätigen können und Andere die jedoch nur im Backoffice entsprechende Zugangsmöglichkeiten haben. Die Berechtigungsstruktur ist im WWS zu hinterlegen und in der Verfahrensdokumentation auch so festzuhalten. Bei Änderungen dieser Berechtigungsstrukturen sind entsprechende Änderungen an der Verfahrensdokumentation ebenfalls durchzuführen.

Abstimmkontrollen:

Hierunter versteht man beispielsweise das regelmäßige Prüfen von Stornolisten auf Plausibilität. Auch die regelmäßige, wenigstens monatliche, Überprüfung der offenen Posten in der Faktura- und Kreditvorgängen des WWS. Sind alle Forderungen eingegangen oder müssen Mahnungen geschrieben werden? Sind vielleicht noch offene Positionen vorhanden, die in Wirklichkeit gar nicht mehr offen sind, weil der Kunde seine Rechnung ggf. bar bereits bezahlt hat?

Erfassungskontrollen:

Eine Erfassungskontrolle stellt z.B. das regelmäßige Prüfen der Bestände im Rahmen der permanenten Inventur oder der Verfalldatenkontrollen statt. Sollten bestimmte Artikel zwar im WWS vorhanden sein, sich jedoch nicht in den Lagerbeständen wiederfinden, so wird auf der Grundlage dieser Zählliste eine entsprechende Bestandskorrektur gemacht. Hier sollte im Rahmen des Vier-Augen-Prinzips die Bestandskorrektur von einer zweiten Person abgezeichnet werden.

Fazit:

Ein funktionierendes IKS soll Sie vor Manipulationen in der Apotheke schützen. Darüber hinaus soll es Ihnen helfen, dass Ihr WWS von Ihren Mitarbeitern auch tatsächlich so eingesetzt wird, wie es der WWS-Anbieter vorsieht. Dadurch sollen sogenannten Dateninkongruenzen, welche immer wieder in Betriebsprüfungen auftauchen, vermieden werden. Bestimmte steuerrelevante Vorgänge, wie z.B. Mitarbeiterverkäufe, der Eigenverbrauch an Ware, manuelle Bestandsveränderungen, Storni, Erfassung von Warenlieferungen, usw. sollen durch bestimmte Kontrollmaßnahmen so abgesichert werden, dass möglichst keine Ware und auch kein Geld abhanden kommt.

Es liegt also in Ihrem eigenen Interesse, ein funktionierendes IKS einzurichten. Die Notwendigkeit ergibt sich rechtlich aus den GoBD 2015, welches Sie verpflichtet, innerhalb Ihrer Verfahrensdokumentation ein funktionierendes IKS zu etablieren. In der Realität ist jedoch jedem dringendst zu empfehlen, bestimmte Sicherungsmechanismen einzuführen. Hilfestellung bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation samt IKS erhalten Sie über www.apodok.de