Rechtliche
Grundlagen

Verfahrensdokumentation ist die Dokumentation des Verlaufs und Ergebnisses ihrer Arbeitsweisen. Die rechtlichen Grundlagen zur verpflichtenden Erstellung einer Verfahrensdokumentation leiten sich aus den GoBD ab. Es ist wichtig, diese GoBD zu kennen, um deren Bedeutung für Apotheken zu verstehen.

Wieso muss die Verfahrens­dokumentation erstellt werden?

Im Jahre 2015 sind durch die Finanzverwaltung die GoBD eingeführt worden.

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“

Festhaltung für alle DV-Buchführungssysteme

Ein wichtiger Punkt, den die GoBd gebracht haben ist die nochmalige Festhaltung das für alle DV-Buchführungssysteme Verfahrensdokumentationen erstellt werden. Zu diesen Buchführungssystemen zählen bei Apotheken beispielsweise die eingesetzten Warenwirtschaftssysteme. Die Anforderung an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation besteht jedoch schon seit 1995 und wurde in einem Vorgänger der GoBD festgehalten.

Nach der Einführung der GoBD wurde der Finanzverwaltung mit der Kassennachschau ein Instrument an die Hand gegeben, um unangekündigt die Kasse in Apotheken prüfen zu können. Ein Teil dieser Prüfung ist auch die Frage nach der Verfahrensdokumentation.
Mehr zur Kassennachschau hier

Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt Formalmangel dar

Das Fehlen der Verfahrensdokumentation stellt im Rahmen einer Betriebsprüfung einen Formalmangel dar und kann in einer umsatzdurchschnittlichen Apotheke zu Sicherheitszuschlägen auf den Gewinn und somit zu Steuernachzahlungen zwischen 10.000 € und 30.000 € führen. Die Betriebsprüfer sind angehalten in jeder Betriebsprüfung und Kassennachschau zu prüfen ob eine Verfahrensdokumentation für das jeweilige Unternehmen erstellt worden ist.
Die Verfahrensdokumentation ist dabei nicht als Standardwerk zu erstellen, sondern muss individuell an das jeweilige Unternehmen angepasst werden. Die Dokumentation bildet die jeweiligen betrieblichen Abläufe in Bezug auf die Nutzung der DV-Systeme insbesondere des WAWI-Systems ab.

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Folgende Bestandteile muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten:

  • Darstellung der Prozesse Wareneingang – Verkauf – Abrechnung der Umsätze
  • Darstellung der eingesetzten Hard- und Softwarekomponenten sowie die Weitergabe steuerrelevanter Unterlagen und Daten an den Steuerberater
  • Darstellung des Datensicherungskonzeptes bezüglich der WAWI-Daten, des Email-Verkehrs sowie der sonstigen steuerrelevanten Daten
  • Ein internes Kontrollsystem (IKS). Wer darf was? Und wie wird die eigene Arbeit überprüft. Sprich die Einführung von Kontrollmechanismen

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Hier ist es oft so, dass Berater für diese Erstellung hohe Gebühren verlangen, die durch Apotheken in der heutigen Zeit oftmals nicht stemmbar sind.
Wir wollen Ihnen dies Abnehmen. Die C&P Digital GmbH hat unter Nutzung der langjährigen apothekenspezifischen Beratungserfahrung von Steuerberater Nelson Cremers und David Schönaich eine Verfahrensdokumentation für Apotheken entwickelt, die individuell an die Apotheke und die jeweiligen eingesetzten Warenwirtschaftssysteme angepasst wird.

Hierdurch können wir die Erstellung kostengünstig und schnell für Sie übernehmen.

Weitere Anforderung: Ihr internes Kontrollsystem

Eine weitere Anforderung an Ihre Verfahrensdokumentation ist das sogenannte „Interne Kontrollsystem“.

Diese Kontrollsystem enthält systematische Kontrollen und Methoden um die durchgeführten Arbeiten abzusichern und zu kontrollieren.

Dies beginnt bei der Einführung und Umsetzung von individuellen Anmeldungen jedes Systembenutzers. Und beinhaltet Kontrollen der Arbeit von Ihnen und Ihren Mitarbeitern.

Hier ist die Problematik, dass die Warenwirtschaftssysteme oftmals eine große Fülle an Auswertungen zur Verfügung stellen. Hier die geeigneten Kontrollen ausfindig zu machen und effektiv einzusetzen ist ebenfalls eine schwierige Aufgabe.

Sichern sie sich auch hier ab und lassen Sie uns die richtigen Kontrollschritte für Sie auswählen. Denn aus unseren Erfahrungen aus Betriebsprüfungen und Kassennachschau können wir Ihnen genau sagen, welche Prüfungen und Kontrollen Sinnvoll sind. Die verschwenden dadurch keine Zeit für unnötige Kontrollen und nutzen Ihre zeit effizient.

Diese Kontrollen sind dann in der Verfahrensdokumentation festgehalten und steigern, neben der Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzung zusätzlich die Qualität der Arbeit ihres Apothekenteams.

Immer auf der sicheren Seite

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